为加强对办公楼会议室的管理，充分发挥作用，提高利用率，现对会议室的使用作如下规定：
一、会议室办公室统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理和维护。
二、校级重要会议和办公室牵头承办召开的各类会议，由办公室负责做好各项会前准备、会中服务和会后整理事宜。
三、部门承办会议或分管领导组织的会议，须由承办部门或分管领导指定人员，在会议前一个工作日与办公室联系，办理会议室使用预约手续。
四、办公室按照“重要会议优先、先定先使用”的原则统一安排，并做好有关准备工作，保证会议准时召开。
五、使用会议室时，未经办公室同意，不得改变会议室设备、家具的位置，不得将会议室物品携出室外，不得擅自动用室内电视、投影等设备，如需使用应在预约时一并申请，由办公室派专人开启调试。
六、会议室为会议和接待来宾常规备有饮用开水，内部会议一律不配茶叶、纯净水和纸杯；如承办部门需要茶叶、纯净水和纸杯，须在预约使用会议室时一并告知；有其他需要则自行准备。部门会议请自行做好会务服务工作。在会议室悬挂、张贴标语条幅，需在办公室专人指导下开展，并在用后及时清除，以保持墙面整洁。
七、会议期间会议室的卫生、照明、空调、设备的使用由主办部门负责，使用时要爱护各种设施，如有损坏，按学校规定赔偿。
八、会议主办部门应提前到达会场，做好会场布置及准备工作。
九、凡使用会议室的主办部门负责人即为会议期间的防火负责人。若出现安全问题及其他隐患，学校将追究使用部门的责任。
十、会议期间请自觉保持室内清洁，会后应及时清理会场，关好门窗、空调、饮水机等设备，通知办公室查验设备，并由主办部门办理登记手续。