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会议室使用管理规定

发布者:后勤管理处 发布时间:2015-03-26 浏览次数:

    为加强对办公楼会议室的管理,充分发挥作用,提高利用率,现对会议室的使用作如下规定:

    一、会议室办公室统一管理,统筹协调安排使用,并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理和维护。

    二、校级重要会议和办公室牵头承办召开的各类会议,由办公室负责做好各项会前准备、会中服务和会后整理事宜。

    三、部门承办会议或分管领导组织的会议,须由承办部门或分管领导指定人员,在会议前一个工作日与办公室联系,办理会议室使用预约手续。

    四、办公室按照“重要会议优先、先定先使用”的原则统一安排,并做好有关准备工作,保证会议准时召开。

    五、使用会议室时,未经办公室同意,不得改变会议室设备、家具的位置,不得将会议室物品携出室外,不得擅自动用室内电视、投影等设备,如需使用应在预约时一并申请,由办公室派专人开启调试。

    六、会议室为会议和接待来宾常规备有饮用开水,内部会议一律不配茶叶、纯净水和纸杯;如承办部门需要茶叶、纯净水和纸杯,须在预约使用会议室时一并告知;有其他需要则自行准备。部门会议请自行做好会务服务工作。在会议室悬挂、张贴标语条幅,需在办公室专人指导下开展,并在用后及时清除,以保持墙面整洁。

    七、会议期间会议室的卫生、照明、空调、设备的使用由主办部门负责,使用时要爱护各种设施,如有损坏,按学校规定赔偿。

    八、会议主办部门应提前到达会场,做好会场布置及准备工作。

    九、凡使用会议室的主办部门负责人即为会议期间的防火负责人。若出现安全问题及其他隐患,学校将追究使用部门的责任。

    十、会议期间请自觉保持室内清洁,会后应及时清理会场,关好门窗、空调、饮水机等设备,通知办公室查验设备,并由主办部门办理登记手续。