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文件收发、传阅管理制度

发布者:后勤管理处 发布时间:2015-03-26 浏览次数:

    一、外来公文的处理一般包括登记、注办、传递、签收、承办、催办、清理、立卷、归档等程序,外来公文处理等由办公室负责。

    二、上级部门的来文、重要函件、资料等均应交办编号登记,以防漏登、压误。各相关处(室)需操作使用的文件,经办批准可复印若干份使用。

    三、所收党政公文由办公室主任负责签注。对需要院领导阅示的公文,应根据其内容和领导的分工,注明主送领导;对需要办理的公文,要注明主办和协办单位;对有时限要求的公文,要注明办结时间。

    四、文书人员要按照领导批办的意见,及时、准确地传送文件,一般应在当天内处理完毕,急件要随到随处理。

    五、凡登记在册的文件在传递交接时,要履行签收手续,签收字迹要清晰、易识,要写姓名和收到时间,一般件注收到月、日,急件注收到时。

    六、阅文速度要快。送院领导阅示的文件,一般应在当天阅毕;送各职能部门传阅的文件,一般应在两天内阅毕;急件随到随阅,严防压误。坚持按规定级别阅文。文件一般不得带回家或携带出入公共场所,秘密文件必须在阅文室阅文。借阅文件必须办理借阅登记手续。

    七、负责承办的部门要按照批办意见和文件要求,指定承办人在规定时限内办理。承办事项涉及其它部门的,承办部门要主动与有关部门协商办理。办理完毕后,应注明办理情况,送办公室归档备查。若确定承办部门不当,或因情况特殊不能在规定时间内办完,须及时报告办公室。

    八、凡上级机关交办的文件或其它需办理的重要文件,由办公室负责检查、督办。凡因不负责任、办事拖拉、互相推诿而延误办理时限的,追究承办部门及承办人责任。