一、外来公文的处理一般包括登记、注办、传递、签收、承办、催办、清理、立卷、归档等程序，外来公文处理等由办公室负责。
二、上级部门的来文、重要函件、资料等均应交办编号登记，以防漏登、压误。各相关处（室）需操作使用的文件，经办批准可复印若干份使用。
三、所收党政公文由办公室主任负责签注。对需要院领导阅示的公文，应根据其内容和领导的分工，注明主送领导；对需要办理的公文，要注明主办和协办单位；对有时限要求的公文，要注明办结时间。
四、文书人员要按照领导批办的意见，及时、准确地传送文件，一般应在当天内处理完毕，急件要随到随处理。
五、凡登记在册的文件在传递交接时，要履行签收手续，签收字迹要清晰、易识，要写姓名和收到时间，一般件注收到月、日，急件注收到时。
六、阅文速度要快。送院领导阅示的文件，一般应在当天阅毕；送各职能部门传阅的文件，一般应在两天内阅毕；急件随到随阅，严防压误。坚持按规定级别阅文。文件一般不得带回家或携带出入公共场所，秘密文件必须在阅文室阅文。借阅文件必须办理借阅登记手续。
七、负责承办的部门要按照批办意见和文件要求，指定承办人在规定时限内办理。承办事项涉及其它部门的，承办部门要主动与有关部门协商办理。办理完毕后，应注明办理情况，送办公室归档备查。若确定承办部门不当，或因情况特殊不能在规定时间内办完，须及时报告办公室。
八、凡上级机关交办的文件或其它需办理的重要文件，由办公室负责检查、督办。凡因不负责任、办事拖拉、互相推诿而延误办理时限的，追究承办部门及承办人责任。